Die eindeutige Identifizierung von Artikeln im Gesundheitswesen ist eine Grundvoraussetzung sowohl für funktionierende Logistik-Prozesse und die verlässliche Dokumentierung eingesetzter Arzneimittel oder Medizinprodukten als auch für den reibungslosen Abrechnungsprozess mit den Versicherern. Die Voraussetzung für einen Eintrag in die Artikel-refdatabase ist eine Vereinbarung mit der Stiftung Refdata und die eindeutige Identifizierung des Artikels mit Zuweisung einer GTIN (Global Trade Item Number).

Seit dem 1. Juni 2021, werden in der Artikel-refdatabase nur Artikel von Firmen referenziert und publiziert, die eine Vereinbarung mit der Stiftung Refdata haben. Alle übrigen Artikel sind aus der Artikel-refdatabase gelöscht worden.

Mit folgendem Excel-Formular können Sie einzelne oder mehrere Artikel bei der Artikel-refdatabase an- oder abmelden.

Hat Ihre Firma noch keine Vereinbarung mit der Stiftung Refdata, dann kontaktieren Sie uns.

Wichtige Hinweise für die Referenzierung und Publikation von Daten zu Human-Arzneimitteln:

Folgende Hinweise zeigen die Zusammenhänge zwischen den Abhängigkeiten der Artikel-refdatabase als zentrale Referenzdatenbank und den übrigen öffentlichen und privatwirtschaftlichen Artikel-Datenbanken mit Zusatzangaben für Bestellung, Medikation und Verrechnung. Die Informationen sollen dazu dienen, Ihre unternehmensinternen Abläufe in Bezug auf Stammdatenmanagement entsprechend zu steuern.

Beachten Sie, dass der An-/Abmeldeprozess und Mutationsprozess von behördlich genehmigten Fach- und Patienteninformationen bei AIPS/Swissmedicinfo unabhängig zu behandeln ist von den im folgenden beschriebenen Prozessen.

Grundsätzliches zum An-/Abmelde- und Mutationsprozess von Arzneimitteln in die Artikel-refdatabase:

• An- und Abmeldungen, bzw. Mutationen von Arzneimitteln mittels des Excel-Formulars werden innerhalb von maximum 3 Arbeitstagen in die Artikel-refdatabase umgesetzt.
• Unterjährige An- und Abmeldungen, bzw. Mutationen von Arzneimitteln haben keinen unmittelbaren Einfluss auf die Jahresrechnung der Stiftung Refdata. Für die Berechnung der volumenabhängigen Gebühr, sind die Anzahl referenzierten GTIN per 15. Februar (Stichtag) des Folgejahres relevant.
  
  

Empfohlener Ablauf für Anmeldungen von Arzneimitteln:

Schritt 1: Anmeldung bei der Artikel-refdatabase

• Nachdem ein Arzneimittel von der Swissmedic die Zulassung erhalten hat, sollte dieses bei der Artikel-refdatabase angemeldet werden. Dazu vergibt die Zulassungsinhaberin eine eindeutige GTIN mit Präfix «7680» oder eine eindeutige GTIN aus dem eigenen Nummernkreis. Siehe dazu die GTIN-Vergaberegeln im Excel-Formular.
• Wenn das Arzneimittel in die SL aufgenommen ist, wird mit dem monatlichen Abgleich der Artikel-refdatabase, die vom BAG verlangte GTIN in die SL hinterlegt.

Schritt 2: Anmeldung in kommerziellen Artikelstammdatenbanken

• Damit Arzneimittel von den Marktpartnern und Leistungserbringern bestellt, verordnet und abgegeben sowie verrechnet werden können, müssen die Artikel mit den entsprechenden Angaben unter Verwendung der GTIN in den Artikelstammdaten der jeweiligen Systeme hinterlegt sein. Es ist Sache der Zulassungsinhaberin, Vereinbarungen mit den entsprechen Anbietern solcher Artikelstammdaten abzuschliessen.
• In diesem Zusammenhang ist es für die Zulassungsinhaberin bei einer Einführung eines Arzneimittels wichtig, den richtigen Zeitpunkt für die «im Handel»-Setzung eines Artikels zu wählen. In der Regel bieten die Operateure von Artikelstammdaten ein «Gültig ab»-Datum für das Aufschalten der Daten an.
  
  

Empfohlener Ablauf für Abmeldungen von Arzneimitteln:

Schritt 1: Abmeldung aus kommerziellen Artikelstammdatenbanken

• Sobald ein Arzneimittel nicht mehr kommerzialisiert wird oder keine Swissmedic Zulassung mehr hat, sollte dieser Artikel, wenn er nicht mehr physisch bestellbar oder bei den Leistungserbringern verfügbar ist, aus allen Artikelstammdaten der Bestellsysteme gelöscht werden. Es ist Sache der Zulassungsinhaberin, Vereinbarungen mit den entsprechenden Anbietern solcher Artikelstammdaten zu treffen.
• Falls das Arzneimittel in die SL aufgenommen war, muss die Zulassungsinhaberin beim BAG die Löschung des Artikels beantragen. Die Streichung aus der SL erfolgt nicht automatisch.

Schritt 2: Abmeldung bei der Artikel-refdatabase

• In einem zweiten Schritt parallel zum ersten muss das nicht mehr verfügbare Arzneimittel bei der Artikel-refdatabase abgemeldet werden. Für abgemeldete Artikel fallen bei der nächsten Jahresrechnung keine Kosten mehr an.